Requisitos Legais na Gestão Documental: O Que Toda Empresa Deve Saber

Enquadramento Legal para a Gestão Documental

A gestão de documentos empresariais não é apenas uma questão de eficiência; é uma obrigação legal. O incumprimento pode resultar em multas milionárias e danos reputacionais irreparáveis.

1. Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD)

O RGPD é a regulamentação mais relevante para qualquer empresa que trate dados pessoais.

Obrigações Principais

Sanções

• Infrações menores: até 10M€ ou 2% do volume de negócios
• Infrações graves: até 20M€ ou 4% do volume de negócios

2. Proteção de Segredos Comerciais

As informações confidenciais são protegidas se:

1. São secretas (não conhecidas publicamente)
2. Têm valor comercial por serem secretas
3. Foram objeto de medidas de proteção razoáveis

Implicações para a IA: Se carregar documentos confidenciais para IAs públicas, pode estar a revelar segredos comerciais e perder a proteção legal.

3. Prazos Legais de Conservação

4. Checklist de Conformidade

Documentação

• Registo de atividades de tratamento
• Análise de riscos
• Políticas de privacidade atualizadas
• Contratos com subcontratantes

Medidas Técnicas

• Cifragem de dados sensíveis
• Controlos de acesso
• Cópias de segurança
• Plano de resposta a violações

Como o O Ajuda

A nossa plataforma foi concebida para a conformidade:

• Servidores na UE: Sem transferências problemáticas
• Sem armazenamento: Os documentos não são guardados
• Sem treino: Os seus dados nunca melhoram os nossos modelos
• Rastreabilidade: Sabe o que acontece às suas informações

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