Rechtliche Anforderungen im Dokumentenmanagement: Was Jedes Unternehmen Wissen Sollte

Rechtlicher Rahmen für das Dokumentenmanagement

Die Verwaltung von Geschäftsdokumenten ist nicht nur eine Frage der Effizienz; es ist eine gesetzliche Pflicht. Nichteinhaltung kann zu millionenschweren Bußgeldern und irreparablem Reputationsschaden führen.

1. Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Die DSGVO ist die wichtigste Verordnung für jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet.

Wesentliche Pflichten

Sanktionen

• Geringfügige Verstöße: bis zu 10 Mio. € oder 2% des Umsatzes
• Schwerwiegende Verstöße: bis zu 20 Mio. € oder 4% des Umsatzes

2. Schutz von Geschäftsgeheimnissen

Vertrauliche Informationen sind geschützt, wenn sie:

1. Geheim sind (nicht öffentlich bekannt)
2. Kommerziellen Wert haben, weil sie geheim sind
3. Angemessenen Schutzmaßnahmen unterliegen

Auswirkungen auf KI: Wenn Sie vertrauliche Dokumente in öffentliche KI-Systeme hochladen, könnten Sie Geschäftsgeheimnisse preisgeben und den rechtlichen Schutz verlieren.

3. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

4. Compliance-Checkliste

Dokumentation

• Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
• Risikoanalyse
• Aktualisierte Datenschutzrichtlinien
• Verträge mit Auftragsverarbeitern

Technische Maßnahmen

• Verschlüsselung sensibler Daten
• Zugangskontrollen
• Backups
• Plan zur Reaktion auf Datenschutzverletzungen

Wie Ihnen Hilft

Unsere Plattform ist für Compliance konzipiert:

• Server in der EU: Keine problematischen Übermittlungen
• Keine Speicherung: Dokumente werden nicht gespeichert
• Kein Training: Ihre Daten verbessern niemals unsere Modelle
• Nachverfolgbarkeit: Sie wissen, was mit Ihren Informationen geschieht

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